NIEMCY – Wystawianie faktury w Niemczech – na co zwrócić uwagę?

Zanim zapłacą Państwo fakturę, powinni Państwo sprawdzić, czy jest kompletna oraz czy została prawidłowo wystawiona, ponieważ tylko z prawidłowo sporządzonych faktur można dochodzić ewentualnych roszczeń. Jako otrzymującemu nie wolno Państwu samodzielnie uzupełniać lub korygować brakujących danych na fakturze dostawy. Warto jednocześnie podkreślić, że nieprawidłowo wystawionej faktury nie mają Państwo obowiązku zapłacić.

Niezbędne dane na fakturze

Mają Państwo prawo wymagać, aby faktura zawierała wszystkie dane wymagane w § 14 ust. 4 ustawy o podatku obrotowym (niem. Umstatzsteuergesetz, dalej: UStG).

Faktury wystawiane przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi uiszczania podatku VAT muszą zawierać poniższe dane:

pełną nazwę i pełny adres świadczącego przedsiębiorcy oraz odbiorcy świadczenia,
numer podatkowy przydzielony świadczącemu przedsiębiorcy przez urząd skarbowy lub numer identyfikacyjny podatku VAT przydzielony przez Centralny Federalny Urząd Podatkowy,
datę wystawienia,
kolejny numer z jednej lub kilku serii, które są jednokrotnie przyznawane przez wystawcę faktury w celu identyfikacji faktury (numer faktury),
liczbę i rodzaj (zgodnie z przyjętym w handlu określeniem) dostarczonych przedmiotów lub zakres i rodzaj innych świadczeń,
moment dostawy lub innego świadczenia; w przypadkach określonych w ust. 5 zd. 1 moment pobrania wynagrodzenia lub części wynagrodzenia, o ile moment pobrania jest ustalony i nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
cena ustalona zgodnie ze stawkami podatkowymi oraz pojedynczymi zwolnieniami podatkowymi za dostawę lub inne świadczenia (§ 10 UStG), jak również każde z góry uzgodnione zmniejszenie wynagrodzenia, o ile nie zostały już uwzględnione w wynagrodzeniu,
stosowaną stawkę podatkową, jak też kwotę podatku przypadającą na wynagrodzenie lub w przypadku zwolnienia podatkowego wskazanie, że dla dostawy lub innego świadczenia obowiązuje zwolnienie podatkowe,
w przypadkach określonych w § 14b ust. 1 zd. 5 UStG wskazanie obowiązku przechowywania dokumentów przez odbiorcę świadczenia.

Faktury muszą być wystawiane w języku niemieckim.

Zasadniczo urząd skarbowy może wymagać od Państwa tłumaczenia faktur sporządzonych w języku obcym. Urząd skarbowy sprawdzi wpierw, czy tłumaczenie wystarczające do opracowania może bez przeszkód zostać sporządzone przez jego własnych urzędników lub w drodze pomocy prawnej organów administracyjnych. Tłumaczenia są wymagane tylko w ramach konieczności, a nie z zasady. Jeśli urząd skarbowy może przetłumaczyć pismo na własna rękę, nie muszą Państwo tłumaczyć dokumentu.

Niewielkie kwoty

Na początku 2007 r. została podwyższona kwota dla faktur dotyczących niewielkich kwot. Obecnie, gdy kwota faktury wynosi do 150 euro, wymagania co do danych, które muszą znaleźć się na fakturze, są mniejsze. Urząd skarbowy zadowoli się danymi określonymi w § 33 rozporządzenia w sprawie realizacji podatku VAT (niem.Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, dalej: UStDV). W tym przypadku nie trzeba dodatkowo wyliczać podatku VAT, ale wystarczy podanie jedynie stawki podatkowej obowiązującej w danym przypadku, czyli np. „w kwocie faktury zawarta jest 19% podatku VAT”.

Przy fakturach wystawianych na małe kwoty muszą zostać zawarte co najmniej poniższe dane:

pełna nazwa i adres wystawcy,
data wystawienia,
ilość i opis dostarczonych produktów lub rodzaj i zakres innych usług,
wynagrodzenie oraz przypadająca na nie kwota podatku wyrażona w sumie, a także stosowana stawka podatkowa lub w przypadku zwolnienia podatkowego wskazanie, że dostawa lub inne swiadczenie jest zwolnione z podatku.

Niekompletne faktury występują w praktyce częściej niż się wydaje. Zdarza się to szczególnie często młodym przedsiębiorcom, którzy przez nadgorliwość tracą na dokładności. Jeśli jednak chcą Państwo w miarę szybko otrzymać pieniądze, powinni Państwo uważać, aby wystawiane przez Państwa faktury zawierały wszelkie niezbędne dane.

Nasi specjaliści ds. księgowości chętnie odpowiedzą na Państwa pytania dotyczące wystawiania faktur oraz pomogą rozwiązać już powstałe problemy lub zapobiec im w przyszłości. Zachęcamy do kontaktu.

Przygotowała:
Agnieszka Bonikowska
Konsultant